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La legge attribuisce all’agente un autentico diritto sostanziale inderogabile ad ottenere dalla casa mandante la documentazione riguardante il rapporto di agenzia.

Ciononostante, sul piano pratico ottenere i documenti richiesti può essere più difficile di quanto appaia.

Quali sono i documenti oggetto del diritto dell’agente?

Il diritto dell’agente riguarda: (1) l’estratto conto provvigionale; (2) l’estratto dei libri contabili della mandante.

Il diritto all’estratto conto provvigionale è stabilito dal 2° comma dell’art. 1749 c.c., che prevede: il preponente consegna all’agente un estratto conto delle provvigioni dovute al più tardi l’ultimo giorno del mese successivo al trimestre nel corso del quale esse sono maturate. L’estratto conto indica gli elementi essenziali in base ai quali è stato effettuato il calcolo delle provvigioni.

Operativamente questo documento dovrà contenere, al minimo: identificativo del cliente, sede del cliente, numero fattura, importo pattuito, misura della provvigione, entità della provvigione.

Il diritto all’estratto dei libri contabili è stabilito dal 3° comma dell’art. 1749 c.c., che prevede: l’agente ha diritto di esigere che gli siano fornite tutte le informazioni necessarie per verificare l’importo delle provvigioni liquidate ed in particolare un estratto dei libri contabili.

Una precisazione si impone. La legge sembra finalizzare il diritto all’estratto dei libri contabili solo alla verifica delle “provvigioni liquidate”. Da ciò si è ipotizzato che il diritto ai documenti escluda quelli riguardanti le provvigioni che non siano state liquidate dalla mandante e che siano pertanto in contestazione tra le parti. Ciò nel chiaro tentativo di svuotare del tutto il diritto dell’agente che, come si capisce, nella stragrande maggioranza dei casi sarà esercitato proprio per verificare le provvigioni in contestazione tra le parti e non già quelle che siano state riconosciute dall’impresa preponente.

Al riguardo si può però osservare che la norma in commento è stata introdotta nel nostro ordinamento dalla Legge n. 65 del 1999, per l’adeguamento alla direttiva comunitaria 86/653 CEE. Tale direttiva, sul punto specifico, va ritenuta direttamente applicabile perché determinata e specifica nel suo contenuto. In particolare, l’art. 12 della Direttiva 86/653 dispone: “l’agente ha il diritto di esigere che gli siano fornite tutte le informazioni, in particolare un estratto dei libri contabili, a disposizione del preponente, necessarie per verificare l’importo delle provvigioni che gli sono dovute”.  

Il chiaro riferimento fatto dalla Direttiva alle “provvigioni che gli sono dovute” consente di ricomprendere senza ombra di dubbio entro il perimetro del diritto dell’agente ai documenti anche quelli che riguardino le provvigioni in contestazione tra le parti e per cui la casa mandante abbia omesso la liquidazione.

Come si possono ottenere i documenti?

Il primo passo è sempre ovviamente quello di una richiesta scritta rivolta alla mandante. Ciò sia in ottica di un adempimento spontaneo, sia in prospettiva strumentale ai passaggi successivi.

In caso di mancato spontaneo adempimento da parte della preponente, all’agente sono aperte due vie alternative tra loro: (1) l’ingiunzione di pagamento; (2) l’istanza di esibizione ai sensi dell’art. 210 c.p.c.

Con l’ingiunzione di pagamento l’agente può ricorrente al giudice affinché ordini al preponente la consegna dei documenti oggetto del diritto.

Questo strumento tutela il diritto soggettivo dell’agente ad ottenere i documenti ed ha quindi natura sostanziale. A differenza invece dell’ordine di esibizione che ha invece natura processuale.

Al riguardo va fatto un importante chiarimento. L’ingiunzione di pagamento in materia è infatti scarsamente utilizzata. Ciò perché, nella pratica, l’esigenza di ottenere giudizialmente i documenti nasce in relazione a rapporti già risolti, per cui sia già sorta controversia riguardante le provvigioni o le indennità di cessazione del rapporto. In questi casi si preferisce spesso agire direttamente in giudizio per ottenere la condanna al pagamento delle provvigioni e delle indennità, ottenendo i documenti necessari direttamente dentro quel processo, per mezzo dell’ordine di esibizione.

Come vedremo poi, la natura processuale dell’ordine di esibizione comporta però che lo stesso sia soggetto ad una serie di rigidi presupposti di ammissibilità che, spesso, in assenza di una chiara determinazione degli affari per cui si richiede il pagamento, difficilmente l’agente riuscirà a soddisfare.

Per questo motivo, nel caso in cui l’agente non sia certo del numero e della consistenza degli affari per cui pretende il pagamento dalla casa mandante, per l’acquisizione dei documenti relativi è sempre meglio procedere per mezzo dell’ingiunzione per la consegna della cosa.

Al riguardo, il ricorso non potrà limitarsi ad una indeterminata richiesta dei libri contabili della mandante ma dovrà indicare specificamente l’oggetto della domanda. In concreto, a seconda del diritto che si intende provare per mezzo dei documenti richiesti, si potrà domandare la consegna: (a) del registro IVA vendite della preponente; (b) delle fatture inviate ai clienti della zona; (c) dei documenti di trasporto.

L’ordine di esibizione è un ordine che il giudice rivolge ad una parte del processo o ad un terzo di produrre in giudizio i documenti di cui ritenga necessaria l’acquisizione. Tale ordine è emesso dal magistrato ad istanza di parte. Come già detto, questo istituto ha natura processuale. Ciò comporta che esso si trova in rapporto di strumentalità necessaria con la domanda proposta in giudizio.

Da ciò derivano conseguenze di grande importanza. In particolare, l’impossibilità di concepire l’ordine di esibizione come il mezzo per acquisire la conoscenza dei fatti costitutivi della domanda. Ciò che peraltro accade molto più spesso di quanto si pensi, con il conseguente rigetto di tutte le domande svolte dall’agente in giudizio.

Cerchiamo di chiarirci con un esempio: se l’agente sospetti che la casa mandante abbia concluso affari nella sua zona senza avergli pagato le provvigioni, non potrà domandare genericamente in causa i compensi mancati, affidandosi per la individuazione degli affari che danno diritto alla relativa provvigione all’ordine di esibizione documentale da svolgere in giudizio. Ciò perché l’ordine di esibizione, per la sua natura processuale, serve come mezzo per ottenere la prova di fatti già introdotti nel processo e non già come mezzo per conoscere i fatti.  

Al riguardo, si riporta una massima della Cassazione Civile (n. 19319 del 29/09/2016) esemplificativa di un orientamento consolidato che non si può ignorare: “il diritto all’accesso ed alla documentazione contabile, di cui all’art. 1749 c.c. è funzionalmente e strumentalmente collegato al soddisfacimento del diritto alle provvigioni ed alle indennità collegate al rapporto di agenzia, in quanto l’acquisizione della documentazione in possesso del solo preponente deve essere indispensabile per sorreggere, sul piano probatorio, la domanda formulata in relazione a diritti determinati o determinabili; sicchè incombe alla parte, che agisce al fine di ottenere l’esibizione documentale, dedurre e dimostrare l’esistenza dell’interesse ad agire con circostanziato riferimento alle vicende rilevanti del rapporto e l’indicazione dei diritti, determinati o determinabili, al cui accertamento è affidata l’istanza”.

In conclusione, il diritto ai documenti rilevanti per la determinazione dei compensi si esercita:

in ogni caso, per mezzo di una richiesta stragiudiziale scritta al preponente;

con un ricorso per ingiunzione di consegna quando l’agente ignori l’esistenza di affari stipulati dalla casa mandante in violazione del contratto, ed intenda verificare la loro esistenza;

per mezzo dell’ordine di esibizione, quando l’agente sia in grado di indicare in giudizio gli affari determinati per cui pretende il compenso ma sia sfornito della relativa prova documentale.